最近机の上に書類が増えてきたなと思い思い切って整理しました(8割りがたですが)
当社ISOのマニュアルでは工事関係の書類は工事件名別フォルダに保存することになっています。
外構工事も、植栽工事も土木工事もすべてです。
工事件名別フォルダは、フラットファイルで作られることが多いのですが、PC上では、工事一件ごとのフォルダに入れて整理します。
図面や見積書。材料を見積依頼した見積書。下請さんがいればその注文書や見積書。
また、送られてくる郵便物も後で確認したいものはすべてスキャンします。
卓上でスキャンしてすぐにフォルダ別け。若干たまる場合もありますが、卓上に書類をためないために活用するのがScanSnap

写真の左側の機械です。
ScanSnapの優れているのは、スキャン速度とスキャンした書類の保存方法。
スキャンした書類は基本、PDFになるのですが、直接、Evernoteにも保存出来ます。

また、文書整理で当社はゼロックスのDocuWorksを多用しているので、DocuWorksにしたいものは、DocuWorksに変換も簡単です。
まず、DocuWorksをインストールすると、DocuWorksPrinterというプリンタードライバーがインストールされるので紙にプリントアウトする感覚で電子書類のDocuWorks文書に変換出来ます。ScanSnapでスキャンしたものは直接印刷出来るので、DocuWorksPrinterで印刷します。印刷後は、DocuWorksDeskというソフトで不要なページの削除などの編集が簡単に出来ます。
DocuWorksには、PDFを編集する定番ソフトのAcrobatが付属されているのですが、同じような電子書類ではDocuWorksのほうが、簡単に編集書き込みができます。
また、富士ゼロックスの複合機のも、当然スキャン機能がついているので、工事竣工後に、現場でメモ書きした図面をそのままスキャンすることで、工事竣工データとして保存しています。
多様化する顧客の要望に答え、竣工した工事のアウターケアまで、竣工した工事の使用材料や現場での変更点など一連の管理を可能な限り電子化することで、対応し、コスト削減にも努力しています。
　
　

株式会社髙樹園

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